25 Oportunități | 36 Organizații

Ești voluntar? Învață să organizezi evenimente în 9 pași!

“Evenimentele sunt asemenea unor expediţii. Ele necesită un conducător experimentat” spunea Stephan Schafer-Mehdi în cartea sa “Organizarea evenimentelor”. Totuși, trebuie să începi de la ceva, nu? Prin umare, să nu vă fie frică atunci când veți fi puși în situația în care trebuie să organizați evenimente, neavând multă experiență în spate. O echipă și un plan bine structurat vă vor fi de mare folos.

Pasul 1.Brainstorming. Înainte de a concepe organizarea unui eveniment, stabiliți obiectivele pentru care vreți să vă puneți în aplicare planul. Acestea trebuie să fie Specifice, Măsurabile, Accesibile, Realistice, și încadrate în Timp. Obiectivele vă vor ajuta să aveți o direcție clară a acțiunilor pe care le planificați. Pentru aceasta, faceți un brainstorming cu echipa în care veți stabili în comun acord ce rezultate vreți să obțineți după organizarea acestui eveniment. Pentru a facilita discuțiile, desemnați un moderator, acesta poate fi și liderul de echipă. Nu uitați să treceți obiectivele și ideile importante pe un flipchart. Pentru a fi cât mai eficienți, stabiliți un termen limită a ședinței. În cadrul adunărilor de tip brainstorming durata trebuie să nu depășească 30 sau 45 de minute. De asemenea, pentru o bună organizare, se recomandă crearea unei echipe cu 6 sau 8 membri. Înainte de a începe ședința, aveți grijă ca fiecare membru să aibă telefonul închis. Crescând în era digitală, avem obișnuința să butonăm sau să ne verificăm paginile de pe rețelele sociale ori de căte ori discuția devine monotonă sau dimpotrivă necesită o capacitate de concentrare ridicată. Prin urmare, aplicând aceast sfat simplu, maximizați nivelul de implicare a ficărui membru și obțineți rezultate cuantificabile.

Pasul2. Identificarea grupului țintă. Stabiliți cine este publicul țintă. Dacă veniți cu ideea “publicul nostru țintă este oricine dorește să vină la eveniment” sau “toată lumea” ați pierdut din start obiectivele. Nu poți comunica un mesaj pentru toți astfel încât se aibă impact. Așadar, trebuie să vă segmentați publicul în funcție de anumite caracterstici alese de voi, de exemplu: vârstă, hobby-uri, timp liber, calificări, statut social, etc.

Pasul 3. Atribuirea rolurilor în echipă. Înainte de a crea conceptul pentru eveniment, distribuiți sarcinile sau mai exact atribuiți roluri cheie pentru fiecare membru. În agențiile de Relații Publice există următoarele funcții importante: Managerul evenimentului care planifică evenimentul, gestionează resurse, oferă aprobări pentru fiecare sarcină. Acest rol îl poate prelua cineva care are calități de lider sau care are experiență în domeniu. În ONG-uri acest rol îl joacă, de obicei, managerul de proiect sau președintele care monitorizează întreaga activitate. Un alt rol cheie este stabilirea coordonatorului de evenimente care are grijă ca echipa să execute corect și la timp sarcinile stabilite. Această funcție o preia în organizații nonguvernamentale, de obicei, coordonatorul de voluntari. Totuși, pentru a facilita organizarea este util ca acesta să își desemneaze una-două persoane de încredere care să asigure o bună comunicare între membri. O altă funcție importantă este cea a managerului informațiilor care colectează toate datele acumulate înainte de eveniment, în timp și după eveniement. Este important ca persoana care deține acestă funcție să aibă o bază de date cu sponsorii din județ, publicul țintă, ONG-urile locale, instituții de învățământ care pot fi parteneri, reprezentanți ai mass media, grupuri de Facebook care vor fi utile pentru promovarea evenimetului. Managerul logistic este un alt rol cheie indispensabil, acesta va avea grijă de depozitarea tuturor bunurilor necesare pentru eveniment, va  avea grijă de produsele oferite de firma de catering. Apoi, urmează managerul securității și managerul cu infrastructura. Primul se va informa cu privire la securitatea participanților, se va asigura că locația aleasă oferă siguranță, are mai multe uși accesibile, stingătoare de incendiu, trusă medicală, astfel încăt să se evite o posibilă tragedie cum a fost cazul Colectiv. Managerul pe infrastructură va asigura un spațiu curat și se va ocupa de decorații.

Pasul 4. Realizarea conceptului evenimentului. După ce ați stabilit obiectivele și rolurile cheie, stabiliți conceptul evenimentului. Pentru a organiza un eveniment original, nu e nevoie să ai un buget gras, cu atât mai mult cu cât faceți parte dintr-un ONG care nu este stabil din punct de vedere finaciar. Important este să fiți creativi, să ieșiți din tiparele clasice. Când discutați acest aspect în cadrul ședinței, lăsați fiecare participant să îți spună propria idee. Urcați ideile de flipchart. Rețineți că în acestă etapă nu există o idee bună sau rea. Fiecare ideie trebuie acceptată, pentru a oferi fiecărui șansa de a gândi liber, creativ. În etapa a doua, fiecare ideie trebuie discutată. Este important să existe în echipă fanteziști, critici, proiectanți etc. Stephan Schafer-Mehdi spunea „Alcătuiţi grupurile în aşa fel, încât să se întrunească oameni cu caractere şi calităţi cât se poate de diferite”. Este important acest aspect pentru a orgniza un eveniment de succes.

Pasul 5. Realizați Analiza SWOT. Nu uitați să faceți o analiza SWOT a organizației și a proiectului de eveniment pentru a contracara posibilele riscuri. În urma acestei analize, creați un plan de gestionare a riscurilor, de preferat pentru fiecare arie în care activează fiecare membru de echipă.

Pasul 6. Realizarea bugetului. Chiar dacă am menționat că bugetul nu este cel mai important element în organizarea unui eveniment de impact, totuși este vital să îl treceți în planficare. Trebuie să estimați anumite costuri directe sau indirecte. Trebuie să știți din start pe ce veți cheltui banii. Nu uitați că e absolut necesar să aveți un contract atunci colaborați cu o firmă care prestează servicii. Ceea ce negociați verbal nu este eligibil și s-ar putea să vă treziți cu anumite surprize neplăcute, prin urmare, fiecare angajament pe care îl discutați, treceți-l în contract. Nu uitați, de asemenea, că acest contract trebuie să conțină clauze, adică drepturi și obligații.

Pasul 7. Alegerea Locației și a timpului. Alegeți o locație și un timp potrivit pentru eveniment. În ceea ce privește locația, dacă aceasta nu este în proximitatea publicului țintă, pentru a-l motiva să participe, trebuie să-i oferiți anumite facilități, de exemplu, decontul transportului. Asigurați-vă că există suficiente locuri de parcare, că serviciile de salubrizare sunt bune. De asemenea, aveți grijă ca evenimentul să nu se suprapună cu altul mai important, pentru că în acest fel vă pierdeți publicul și faceți o risipă de resurse.

Pasul 8. Realizarea programului evenimentului. Nu uitați că este importantă comunicarea cu participanții! În copilăria mea am fost la mai multe tabere de vară, în unele condițiile erau mai modeste, în alte foarte bune. Totuși am remarcat o diferență între aceste două tipuri de tabere: în cele în care mâncarea și cazarea erau modeste, mă simțeam foarte bine, uneori plângeam la întoarecere acasă, iar în cele cu condiții bune, dimpotrivă, mă simțeam prost, de la una dintre tabere am vrut să plec înainte de termenul limită. Știți ce făcea diferența? Programul! În taberele organizate cu buget redus, programul era interactiv, fiecare lider de echipă avea grijă ca fiecare copil să se integreze într-un cerc de prieteni, să se simtă respectat, apreciat și stimulat. În taberele a căror condiții erau foarte bune, liderii avea un tip de conducere laisse-faire, unde fiecare participant trebuia să se adapteze singur la noua agendă, singur să-și inventeze activități în marea parte a timpul. Astfel, este foarte important să țineți minte că “nu bugetul este hotărâtor, ci comunicarea cu particianții, în vederea atingerii scopului propus.”

Pasul 9. Stabilirea de relații cu mass-media locală și națională. Este foarte util să vă stabiliți relații bune cu mass media. Pentru un manager de PR este important să cultive relații bune cu reprezentanți din mass media, dar dacă voi sunteți voluntari pasionați și luați în serios organizarea unui eveminent, ei bine, nu sunteți o excepție de la regulă. Chiar dacă nu ai prieteni într-un ziar bine cotat, poți cultiva relații bune cu tineri bloggeri, jurnaliști amatori pentru că intervenția fiecăruia este importantă. De reținut e că a cultiva relații bune, nu înseamnă ai aborda în mod neautentic sau pragmatic, ci a a vă implica în proiectele și ideile lor. Oamenii sunt mai deschiși la o cerere când știu că ai oferit și tu la rândul tău.

Am punctat cele mai importante aspecte în ceea ce privește organizarea de evenimente, așadar, spor la treabă!

Surse bibliografice:

Organizarea evenimentelor-Stephan Schafer-Medi

Managementul evenimentelor-suport de curs (sursa: scribd)

To critique a person's own work yet, may be quite difficult as well as for that reason, it truly is suggested for documents to be demonstrated to either peers or professional writers belonging to the exact same subject. Your composition could possibly be a effortless outline of some technology or it may be argumentative or merely a review of any technical aspect. Customized Essay composing has really come to become a popular task during the last few decades. A personalized informative article includes bundled into the subject matter data that data should be described individually. When it is writing a customized article or getting informative article from some writing service, you've surely got to be really careful and watch out to plagiarism. A person can dictate customized essays and papers with meeting at the essential shape on its website.

If you are hunting for argumentative post examples below are the fantastic ones listed below. According to him personally, producing a terrific paper is similar to learning just how you can ride a bicycle since there is certainlyn't much assistance an outsider could contribute except to the fundamentals but if the person learns the way to doit turns into a joyful practice. It ought to be more evident to simply help facilitate the work of producing the research paper.

The basic principle objective of the article is to demonstrate the benefits and pitfalls of distinct surfaces of this selected topic and also to generate the last outcome predicated on them. If you determine the aim of terminology essay than you want to make certain the subject of terminology composition should easily fit in the goal. The entire intention of essays is always to analyse your ideas and conclusions in regards to a specific topic and how well you're prepared to structure them in the shape of phrases in your newspaper. Writing argument essay is a craft in the sense it necessitates thorough understanding of the subject, together with art. It can be a skill in the meaning it requires thorough knowledge of this subject, along with talent.

Essays are still an important component of a student's work in the higher school and college. Hence, producing a terrific article is not a way hard. However, it's never overly easy too, you have got to take under account lots of things before writing a excellent essay that chiefly incorporate a ideal arrangement, subject selection, thesis announcement. In the event you would like to fully grasp howto compose adequate essay then you should abide by this given just below tips, it really is aa detailed principle for many newcomers who wish to write excellent essays at the very first endeavor. The best way to this perfect essay is by WritePaperFor. Me. From now forward, composing essays are not an battle. Writing Frankenstein essay gets a nightmare for those students since they lack the capability to deal with the problems of composition writing especially the thesis statement.

To critique a person's own work however, can be pretty difficult as well as for this cause, it really is proposed for essays to be shown to either peers or professional writers owned by the exact very same discipline. Your composition might be considered a effortless description of some tech or it could possibly be argumentative or merely a review of almost any technological aspect. Tailored Essay creating has really come to be always a popular task during the last couple of decades. A personalized informative article has bundled into the subject matter data which data should really be described individually. When it's writing an customized essay or buying essay from a writing service, you've got to be fairly careful and be careful for plagiarism. Someone may order customized papers and essays along with filling at the required shape on its website.

If you're searching for argumentative post examples here would be the fantastic ones listed below. According to him personally, producing a wonderful newspaper is similar to learning how to ride a bike since there clearly wasn't much help an outsider can give except to get the principles nevertheless when the person learns exactly the way to do it turns into a joyous habit. It ought to be more clear to help alleviate the work of writing the study document.

The principle objective of the article is to show the benefits and pitfalls of different surfaces of the selected theme and to create the previous outcome according to them. If you determine exactly the aim of language composition when you want to become certain that the field of terminology essay should easily fit in the aim. The entire aim of experiments is to analyse your own ideas and judgments of a specific topic and just how you're prepared to structure them in the shape of words on newspaper. Composing discussion essay is an art in the sense it necessitates thorough understanding of the subject, together with skill. It can be an art in the meaning so it necessitates thorough knowledge of the subject, together with skill.

Essays are an important component of a student's work in both higher faculty and faculty. Thus, writing a great essay isn't a method complicated. However, it's not overly easy too, you've got to take under account many points before composing a fantastic composition that chiefly feature a suitable arrangement, theme selection, thesis statement. In the event you would like to learn how to write adequate essay afterward you definitely should abide by the given just below hints, it truly is aa detailed guideline for many rookies who would like to write great essays in the very first endeavor. The way into this perfect informative article is by WritePaperFor. Me. From now forward, composing essays are not a struggle. Writing Frankenstein essay becomes a nightmare for those students since they lack the capability to handle the difficulties of essay writing notably the thesis statement.

Our article authors might be gotten for the length of and prepared to provide you with excellent argumentative composition along with extra essays. Before you commence essay writing, you will need to first do a house job that's called the prewriting treatment. Technologies essay writing isn't any different to many diverse essays as specialised dissertation editing and proofreading so on because it concerns that the rules you have to stick to. A publication could be listed, however it doesn't indicate that the university student should absorb the entire matter.

Our essay authors might be gotten to along and prepared to provide you with good quality argumentative essay along with extra essays. Before beginning commence essay writing, you need to have to execute a property job that's called the prewriting procedure. Engineering essay writing isn't any different to many unique essays as so on since it concerns the rules you need certainly to comply with along with A publication may be listed, however it doesn't imply the university student should absorb the full idea.

Articol scris de Oxana Morari

Construind caractere, construim societatea.

Vezi toate articolele ale acestui autor →

« »